Zarządzanie

Brak zasobów to nie alibi

18 listopada 2022

Dziś nie wolno pozwolić sobie na panikę, otaczający nas chaos nie może dawać menedżerom usprawiedliwienia na wypadek turbulencji wewnątrz organizacji. Oznaką mądrości staje się powierzenie egzystencjalnych wyzwań doświadczonym specjalistom nie tylko z wnętrza firmy, a także otwarcie się na wsparcie z zewnątrz, żeby nie dokładać obowiązków już i tak wystarczająco obciążonym pracownikom.

 

Przecież miało być tak pięknie i przyjemnie już zawsze. Po globalnym kryzysie z pierwszej dekady XXI w. wydawało się, że może być już tylko lepiej. W Polsce okno dziejowej prosperity pozostawało szeroko otwarte, gospodarka rozwijała się świetnie, a nasz kraj stawał się bardzo atrakcyjnym rynkiem przyciągającym zagranicznych inwestorów. Przez ostatnie ćwierćwiecze polskie PKB wzrosło niemal czterokrotnie. Nie jest to nic odkrywczego, warto jednak o tym wspominać. Ogromna w tym rola polskich przedsiębiorców, ale także świetnej bazy edukacyjnej, pozwalającej największym producentom na świecie lokować w Polsce swoje zakłady i infrastrukturę logistyczną. Niestety, w dzisiejszych okolicznościach nie sposób utrzymać tak dynamicznej tendencji wzrostowej. Co takiego się dzieje?

Od 2020 r. mamy do czynienia ze skalą wyzwań, jakiej nie doświadczyliśmy od końca drugiej wojny światowej. Wszystko zaczęło się oczywiście od wybuchu pandemii koronawirusa. Zamknięte branże, jak choćby rozrywkowa czy turystyczna, zerwane łańcuchy dostaw, co przejawiało się w notorycznych problemach w dostawach surowców, i to, co najgorsze, czyli niepewność biznesowa wśród przedsiębiorców. Bo jak tu działać, gdzie inwestować, z czego i kogo rezygnować, kiedy niemożliwe okazało się być oszacowanie, ile taki stan jeszcze potrwa. Zmieniające się w ekspresowym tempie zachowania konsumenckie sprawiły, że prognozowanie popytu w wielu gałęziach przemysłu było bardziej wróżeniem z fusów niż usystematyzowanym procesem analitycznym. W samym 2020 r. globalne PKB spadło o 3,4 proc. Gospodarczo jesteśmy w stanie powoli rekompensować te straty, ale takie zawirowania będą miały długofalowe konsekwencje.

 

Wywrócony stolik, jakby gorzej już być nie mogło

Z końcem lutego okazało się, że pandemia to nie jedyny tak duży kryzys, z którym przychodzi nam się zmierzyć. Władimir Putin wywrócił „stolik” i podważył ład międzynarodowy, który znaliśmy po rozpadzie Związku Radzieckiego. Dziś już nie mamy wątpliwości, że brutalna agresja Rosji na Ukrainę była przygotowywana od miesięcy. Manipulowanie dostawami gazu dla Europy miało wywołać paraliż energetyczny na kontynencie. Na dziś Europejczycy są praktycznie odcięci od tego surowca płynącego z rosyjskiego kierunku. Ceny energii szaleją, inne surowce energetyczne (np. węgiel) są coraz trudniej dostępne i na koniec dnia trudności dotykają samych producentów większości branż – rachunek finansowy zmienia się diametralnie. Kryzys energetyczny już ma przełożenie na turbulencje w niemieckiej gospodarce. Tani gaz z Rosji był dla przemysłu naszych zachodnich sąsiadów jednym z fundamentów wzrostu gospodarczego. Wiemy przecież, jak duża jest skala zależności polskiej gospodarki od kondycji niemieckich producentów. Zakładając pełzającą w Niemczech recesję (widać to już po odczytach wskaźników aktywności przemysłowej), trudno wierzyć, że nie odbije się to negatywnie na naszym rynku.

 

VUCA to słowo kluczowe dzisiejszych generacji

Ostatnio, niestety, popularny na konferencjach biznesowych akronim VUCA – opisujący współczesne czasy jako zmienne, niepewne, złożone i niejednoznaczne – jeszcze nigdy wcześniej tak precyzyjnie nie oddawał rzeczywistego stanu rzeczy, szczególnie w odniesieniu do produkcji. Menedżerowie zarządzający w przemyśle muszą się dziś mierzyć z wieloma wyzwaniami naraz, które już nawet w pojedynkę stanowią egzystencjalne zagrożenie dla działalności. Wspomniane ceny energii, konieczność szukania alternatywnych dostawców, brak pewności co do rozwoju popytu i inflacja, która z jednej strony jest konsekwencją wymienionych problemów, z drugiej – stanowi dla producentów wyzwanie samo w sobie.

Warto dodać, że wobec tak dużych turbulencji inne, bardziej standardowe problemy w zarządzaniu produkcją nie zejdą tak po prostu na dalszy plan. Kadra podczas kryzysu, tak jak i przed nim, zdecydowanie ma co robić. Codzienny operacyjny firefighting bardzo rzadko pozwoli menedżerowi przenieść pracownika do wykonywania innych zadań albo samemu zająć się rozwiązywaniem nowo powstałych problemów. Z jednej strony aktualne zasoby firmy muszą pracować nad utrzymaniem ciągłości biznesu w ramach codziennych standardowych zadań, z drugiej – brak jest wyspecjalizowanej kadry, której w stu procentach powierzy się pokonanie nowych przeszkód. Powstaje zamknięte koło. Czy musi tak być? Warto wtedy spojrzeć szerzej.

 

Zmiana podejścia w zarządzaniu firmami

Zmiany rynkowe, jakie zachodzą od początku pandemii, a teraz są spotęgowane działaniami Rosji w Ukrainie, dały namacalny impuls do zmian w sposobie zarządzania organizacjami. W wyniku kryzysu covidowego firmy mocno ograniczyły zatrudnienie, co łatwo zauważyć, obserwując stopę bezrobocia, która w okresie pandemii znacznie przekraczała 6 proc., dane Głównego Urzędu Statystycznego, pokazujące, że tylko w pierwszym kwartale 2020 r. zlikwidowano 119,9 tysiąca miejsc pracy, lub liczbę nowych ofert pracy, jakie opublikowano na pięćdziesięciu największych portalach rekrutacyjnych, które według raportu Grant Thornton w październiku 2020 r. spadły o 21 proc. w porównaniu z analogicznym okresem 2019 r.

Po tak dużych redukcjach jest oczywiste, że kolejna część kompetencji, zwłaszcza tych mniej krytycznych, niezwiązanych z podstawowymi operacjami, musiała odpłynąć z firm. Firmy w dużej części pozbywały się zasobów, szczególnie tych najbardziej kosztownych z działów wspierających podstawową działalność, kierując się w stronę outsourcingu usług biznesowych, takich jaki finanse i księgowość, IT, obsługa klienta, zaopatrzenie, HR, marketing, jakość, bhp, utrzymanie ruchu, a także logistyka. Wymuszony sytuacją i raczkujący model pracy zdalnej był dla zarządzających dużym impulsem i wskazówką, aby zastanowić się, jak może wyglądać nowy model zarządzania.

 

Zadaniowy model współpracy

Przyjrzyjmy się na kilku przykładach, tych mniej oczywistych, jak firmy, zachowując swoje podstawowe działania operacyjne, radzą sobie obecnie z wyzwaniami, które w jeszcze większym stopniu pojawiły się w związku z wojną w Ukrainie.

Jednym z najtrudniejszych dla firm wyzwań, jakie obserwujemy, związane są z łańcuchem dostaw. Każda firma produkcyjna zatrudnia specjalistów odpowiadających za terminowe sprowadzenie surowców, materiałów, części do produkcji, którzy dobrze potrafią kontrolować przepływ materiałów. Jednakże w obecnej sytuacji dużej chwiejności nie są w stanie zagwarantować bezproblemowego flow.

Pojawiają się złożone problemy i trudne pytania, jak zmienić obecny model supply chain, zachowując niskie koszty działalności. Natężenie problemów i codzienne gaszenie pożarów stało się standardem, który uniemożliwia normalne funkcjonowanie. Niesutanny brak czasu i spokoju na przemyślenie, jak wyjść z sytuacji, oraz brak kompetencji i doświadczeń wyniesionych z kryzysów powodują, że lepszym i szybszym rozwiązaniem jest współpraca z zewnętrznymi ekspertami – mówi Michał, szef pionu logistyki firmy z branży samochodowej, który przez dwa miesiące współpracował z zewnętrznym ekspertem supply chain, by wyjść z procedur eskalacyjnych u klientów.

Podobnych głosów na rynku widzimy coraz więcej, a świadczą one o brakach kompetencji wśród pracowników, którzy na stałe pracują w firmach. Tezę tę potwierdzają także wyniki badań, jakie przytaczany już Grant Thornton publikuje w raportach o rynku pracy, z których wynika, że po fali covidowych zwolnień rośnie liczba wymagań stawianych przez pracodawców w publikowanych ofertach pracy.

Ten fakt oczywiście pokazuje, że firmy poszukują doświadczeń wśród nowo zatrudnianych pracowników. Z drugiej strony widzą konieczność oraz oferują możliwość szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników, co widać przez pryzmat ofert pracy, w których zdecydowana większość pracodawców (63 proc.) proponowała przyszłym kandydatom różnego rodzaju szkolenia. Łączy się to także z piętnem, jakie odciska galopująca inflacja. Widać to nie tylko w rosnących cenach surowców i materiałów do produkcji, ale także po presji płacowej pojawiającej się ze strony pracowników.

W tym wypadku pracodawcy stosują kilka rozwiązań: – Konieczność podnoszenia płac wynika z kilku kwestii: ogólnego braku pracowników, braku kompetencji i naturalnej rotacji. Niestety, tracimy doświadczonych pracowników, gdyż ich oczekiwania finansowe są dla firmy zbyt wygórowane. Pracodawcy, chcąc zachować jak najniższe koszty personalne, niejednokrotnie świadomie rezygnują z tych doświadczonych pracowników. Konsekwencją takich odejść jest jeszcze wyżej stawiana poprzeczka dla nowo przyjmowanych pracowników. W wielu wypadkach, gdy nie jesteśmy w stanie pozyskać pożądanych kompetencji, decydujemy się na współpracę zadaniową z zewnętrznymi ekspertami, którzy mimo wyższych kosztów rzeczywiście są bardziej efektywni i świetnie uzupełniają luki w kompetencjach – mówi Jarosław, dyrektor HR w dużej firmie produkującej AGD.

Tendencja korzystania z zewnętrznych wyspecjalizowanych zasobów w ramach pracy projektowej ma potwierdzenie w wypadku kolejnej firmy, znanego ogólnopolskiego producenta kostki brukowej, który w bardzo dużym stopniu odczuł wzrost kosztów mediów. Ten dość stabilny przed wojną w Ukrainie obszar nagle stał się języczkiem u wagi całego zarządu, gdyż stanowi, obok kosztów personalnych, bardzo duży składnik kosztu wytworzenia. Dział zakupów, realizujący ten proces w formie rocznego kontraktowania i negocjowania cen, przy tak dynamicznych zmianach nie miał kompetencji brokera mediów, który na co dzień analizuje rynek. Nie miał także kompetencji w kwestii opracowania strategii zakupowej w tych dynamicznie zmieniających się warunkach. Rezultatem była konieczność pozyskania zewnętrznego eksperta, który od kilku miesięcy współpracuje kilka dni w miesiącu i w cyklu dziennym daje rekomendacje do zakupów. Możemy wskazać dziesiątki takich historii.

 

Weź oddech i otwórz się na wyspecjalizowane zasoby

Obecne problemy wymagają wsparcia osób znających rozwiązania z różnych branż, z dostępem do rozwiązań – benchmarków.

Oczywiście w poczuciu obowiązku i ambicji zarządzający pionami operacyjnymi mogą niechętnie patrzeć na wsparcie zewnętrzne. Warto jednak, by dostrzegając powagę sytuacji, otworzyć się na pomoc zewnętrznego eksperta, który jako osoba trzecia dostrzeże strategiczny wymiar wyzwań i podejmowanych dzisiaj decyzji. Tu znakomicie sprawdzi się były menedżer o konkretnej specjalizacji od lat funkcjonujący w danym przemyśle. Doświadczenie wyniesione z wielu sytuacji kryzysowych pozwoli mu na chłodne, przemyślane działanie. Wzmocnienie w postaci dodatkowych zasobów zaangażowanych pod kątem rozwiązania konkretnych problemów operacyjnych przynosi dodatkową wartość, ponadto daje firmom absolutną elastyczność w działaniu. Bez konieczności zatrudniania i istotnej inwestycji w rozwój personelu organizacja pozyska dla siebie koniecznie wsparcie na trudny czas. Problem rozwiązany – koniec współpracy. Przez ostatnie lata widzimy, jak wiele jest w Polsce doświadczonych osób, które wyspecjalizowały się w wyciąganiu firm z sytuacji kryzysowych, czy to w roli interim managerów, doradców Lean Management, specjalistów jakości czy utrzymania ruchu. Weź dziś głęboki oddech, nikt nie powiedział, że gorzej już nie będzie. My widzimy przykłady, że wcale nie musi być tak źle, bo zasoby do stawienia czoła wyzwaniom są – pora po nie sięgnąć.


Artykuł ukazał się w nr 5(41) październik-listopad 2022 czasopisma „Production Manager”.
Więcej interesujących treści w naszym najnowszym wydaniu. Dołącz do klubu naszych prenumeratorów ▶ https://www.production-manager.pl/prenumerata/