Zarządzanie

Produkcja uczy się outsourcingu

25 listopada 2021

Współpraca z klientem to dzielenie się wiedzą i transfer kompetencji. Realizujemy procesy, między innymi we własnych halach magazynowych, gdzie klienci nas wizytują analizują usprawnienia, które mogą wdrożyć u siebie w firmie. Prowadzimy również częste spotkania z klientem wymieniając się doświadczeniami, możliwościami czy narzędziami, które warto zastosować – mówi Edyta Olko, prezes Sanpro Synergy, z którą rozmawia Przemysław Ozga.


Przemysław Ozga: Jak wygląda sytuacja w ostatnich osiemnastu miesiącach, jeśli chodzi o outsourcing w branży produkcyjnej? Czy producenci, adaptując się do nowych wyzwań, chętniej oddają część kompetencji w ręce wyspecjalizowanych firm?

Edyta Olko, Sanpro Synergy: Outsourcing procesów produkcyjnych jest w fazie rozwoju, to początki, natomiast outsourcing biznesowy (BPO) jest stosowany powszechnie. Chodzi o firmy produkcyjne, które dopiero zaczynają rozumieć zalety outsourcingu procesów produkcyjnych. Pewne tendencje, oczywiście, wykraczają poza ostatnich osiemnaście miesięcy – zaczęły się w czasach przed pandemią – mam tu na myśli problem z dostępnością zasobów, z podwyżką płacy minimalnej, przestojami czy brakiem komponentów. Firmy w warunkach kryzysowych nie zawsze działają zgodnie z przyjętą kilkuletnią strategią, bo liczy się wynik tu i teraz. Obserwujemy obecnie, że są też bardziej otwarte na przekazywanie części procesów, zwłaszcza peryferyjnych, niestanowiących ich głównego tła produkcyjnego, na zewnątrz. Przed nami jednak jeszcze długa droga aż nabiorą pełnej odwagi. Myśląc o outsourcingu, firmy przeważnie postrzegają go jako outsourcing personalny – naszą misją jest przekonanie firm produkcyjnych do poszerzenia swojej optyki w kierunku niektórych procesów możliwych do zrealizowania przez inne podmioty, dzięki czemu będą mogły zająć się kluczowymi procesami lub nabywać nowe kompetencje. Ponadto, dzięki „zwolnieniu” niektórych działań, mogą przesunąć najlepszych pracowników do procesów, które dzisiaj są najważniejsze z punktu widzenia konkurencyjności firmy.


Tutaj potrzebne jest ogromne zaufanie – produkt deficytowy w naszym kraju

Z zaufaniem mamy nadal problem, dlatego istotne jest właściwe podejście firm outsourcingowych do współpracy, czyli np. nie dominacja koncepcji pozyskiwania informacji od firm produkcyjnych, ale rzeczywiste odpowiadanie na ich potrzeby. Poszukiwanie odpowiedzi, zadawanie konkretnych pytań co do wyzwań danej organizacji, dają możliwość wejścia na zakład produkcyjny i zweryfikowania wielu wstępnych informacji. Zauważyliśmy, że im większe problemy , tym większa jest otwartość firm na współpracę z firmą outsourcingową, a zaufanie rośnie. Dzisiaj wiele firm mówi o wysokiej jakości i wydajności, co także nie jest bez znaczenia w budowaniu wspomnianego zaufania – organizacje, przekazując funkcję lub zadania zakładają, że firma zewnętrzna będzie dbała m.in. o najwyższą jakość.

 

Jak wygląda proces oceny, ewentualny audyt związany z przygotowaniem danego obszaru w firmie produkcyjnej pod usługę outsourcingu? Czy „piłka” jest po stronie producenta?

Oczekiwanie, że klient z marszu przekaże nam wszystkie niezbędne dane i informacje byłoby ogromnym dowodem zaufania. Z praktyki wiemy, że jako firma specjalizująca się w outsourcingu procesów, musimy to zaufanie zdobyć np. realizując działania na czas z odpowiednią jakością i optymalizując je. – dzięki czemu klient otrzymuje realną wartość. Wspieramy naszych partnerów patrząc na ich procesy świeżym okiem i dostrzegając to, czego na co dzień nie widzą, np. z powodu rutyny. Przeprowadzamy więc audyty przed rozpoczęciem prac, co pozytywnie wpływa na budowanie zaufania klienta. Podczas spotkania powołujemy interdyscyplinarny zespół złożony m.in. z inżynierów procesu ,doradców technicznych oraz specjalistów BHP, którzy zostają u klienta, w zależności od rozmiaru projektu, kilka godzin, dni a nawet tygodni. Szeroki zakres badań obejmuje m.in. ewaluację wydajności maszyn czy zastosowań narzędzi Lean Management. Nie zawsze potrzebne są więc wielkie zmiany, czasem wystarczą drobne usprawniania w ergonomii pracy czy przezbrojeniu maszyn, które znacznie poprawią wydajność danego procesu.

Rozumiem, że przy owocnej współpracy i dobrych wynikach, współpraca outsourcingowa może trwać latami. Czy budują Państwo wspólną strategię?

Mamy różne przykłady współpracy z klientem. Niekiedy bowiem klient przechodzi ze współpracy dwu- trzymiesięcznej na projekty roczne lub dwuletnie. Działamy systemowo i rozważnie – nie staramy się ingerować w kulturę organizacyjną firm – raczej dopasowujemy się do ekosystemu organizacji. Jesteśmy niewidoczni, ale niezwykle skuteczni w naszej współpracy i początkowym wejściu do klienta. Naszym zadaniem nie jest robienie rewolucji a wnoszenie wartości dodanej.

 

Niskie bezrobocie, rosnące koszty pracy (płaca minimalna w Polsce) oraz zmiany demograficzne to krajobraz dzisiejszej polskiej gospodarki. Jak wspomniane tendencje wpływają na ewolucję państwa usług? W jakim kierunku zmierza outsourcing?   

Outsourcing nie koncentruje się wyłącznie na zasobach, ale na całym, holistycznym procesie lub funkcji. Patrząc na ewolucję naszych usług, widzimy, że zmierza to w kierunku coraz większego przejmowania odpowiedzialności, nadzoru, nieustannej analizy, usprawniania i optymalizacji procesów naszych partnerów. W centrum jest oczywiście człowiek i systemy motywacyjne, które mają wzmocnić przejmowany proces. To ważne, ponieważ z klientem rozliczamy się za produkt, jego jakość i szybkość wykonania. Zaopiekowanie się pracownikiem buduje jego właściwe podejście do wykonywanych zadań i zapewnia stabilność w procesach. Rotacja nie jest duża, ponieważ pracownicy mają swoich opiekunów, liderów, którzy prowadzą ich przez kolejne zadania i wskazują miejsca do poprawy, aby ułatwić ich pracę.

Czy widzi pani ryzyko luki kompetencyjnej, jeśli chodzi o cyfrową transformację w Polsce? Czy firmy outsourcingowe mogą stanowić źródło takich kompetencji?

Współpraca to dzielenie się wiedzą z klientem i transfer kompetencji. Czasem realizujemy procesy, np. we własnych halach magazynowych, gdzie klienci nas wizytują, sprawdzając usprawnienia, które mogą zaimplementować we własnym środowisku. Prowadzimy również częste spotkania z klientem, wymieniając się swoimi spostrzeżeniami w zakresie usprawnień w procesie. Jesteśmy otwarci na sugestie klienta. Przejmujemy przeważnie procesy nieskomplikowane produkcyjnie, ale tu też jest miejsce na  automatyzacje czy robotyzacje. Takie działania jednak wymagają odrębnej analizy, bo są to przedsięwzięcia strategiczne.


Czy zdarza się, że ktoś, na kanwie państwa audytu lub usprawnień, decyduje się na większe inwestycje?

Jako firma prowadzimy m.in. doradztwo w zakresie wymiany czy zmiany layoutu linii produkcyjnych, aby były wydajniejsze, ale są to już działania inwestycje, które muszą być podparte większą analizą ze strony klienta. Często wspólnie z klientem wykonujemy analizę finansową i ekonomiczną, gdzie partner określa czy na dzisiejszym etapie stać go na taką zmianę. Strategia firm, otoczenie rynkowe i wiarygodny dostawcą  mają ogromny wpływ na to, czy klient zdecyduje się na większe np.. wieloletnie inwestycje. Rynek firm produkcyjnych jest mocno zróżnicowany pod tym względem. Są klienci, którzy działają doraźnie, ale coraz więcej firm, z którymi się spotykamy, zdaje sobie sprawę, że te strategiczne inwestycje są potrzebne, ponieważ za trzy, cztery lata może być za późno. Tam, gdzie na pewnych odcinkach procesu mamy do czynienia z dużą powtarzalnością, sugerujemy klientowi automatyzację i przesuniecie zasobów do innych, bardziej kluczowych obszarów.

 


Artykuł ukazał się w nr 5(35) październik-listopad 2021 czasopisma „Production Manager”.
Więcej interesujących treści w naszym najnowszym wydaniu. Dołącz do klubu naszych prenumeratorów ▶ http://www.production-manager.pl/prenumerata/