Zarządzanie

Informacja zwrotna się opłaca!

Michał Eryk Południok | Matthew E . Gladden 24 listopada 2021

W międzynarodowych firmach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez continous feedback – bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Jest to metoda, która doskonale sprawdza się w środowisku produkcyjnym, a więc nie tylko dla „białych”, ale i dla „niebieskich kołnierzyków”. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous
feedback daje policzalne zyski.

Potrzeba pozytywnych wzmocnień

Czarne łabędzie takie jak: pandemia COVID-19, lawinowy wzrost inflacji, czy presja płacowa sprawiają, że coraz częściej musimy szukać „zwinnych” rozwiązań, by utrzymać rentowność. Dodatkowo rynek pracy w sektorze produkcyjnym został szturmem wzięty przez pokolenie Y, a u jego progu stoi już pokolenie Z. Oba pokolenia wzrastały w kulturze zachodu, pozytywnych wzmocnień, w której rozwój jest jedną z kluczowych wartości, a informacja o wynikach jednym z podstawowych praw. Dotychczasowe metody zarządzania, jak niepisana zasada, w myśl której „jeżeli pracownik produkcji pracuje dobrze, to jest dla menedżera niewidzialny”, a reakcję menedżera wywołuje jedynie sytuacja kryzysowa, przestały zdawać swój egzamin. Młodzi pracownicy, nawykli do ciągłych „lajków” w mediach społecznościowych i życiu towarzyskim, potrzebują pozytywnych wzmocnień również w pracy. Odpowiedzią na te potrzeby jest continous feedback, czyli bieżąca konstruktywna informacja zwrotna.

Jej wdrożenie sprawia, że liniowi menedżerowie zaczynają dojrzalej wypełniać swoją funkcję. Przestają ograniczać się do nadzoru, nawiązując bliższe relacje z pracownikami, stają się ich mentorami, pomagając im rozwijać mocne strony oraz pracować nad słabościami. Takie zachowanie prowadzi do systematycznej poprawy wyników. Ważne jest, by feedback był oparty na faktach – odnosił się do realnych zdarzeń (pracownik coś zrobił lub czegoś zaniechał) a nie opinii czy oceny uznaniowej przełożonego. Ważne by opierał się na konkretach – „pracownik pomógł rozładować tira” zamiast „pracował dobrze” czy „był zaangażowany”. Siłą continous feedback jest nie tylko działanie tu i teraz, ale też długookresowe działanie systemowe. Gdy feedbacki są rejestrowane na indywidualnych kontach pracowników, mogą być podstawą do sprawiedliwego wyłaniania najbardziej wartościowych pracowników, do różnych form uznania (premie, benefity), budowania profili kompetencyjnych, rozmów rozwojowych oraz decyzji kadrowych. W firmach kierujących się tymi zasadami pracownicy mają poczucie sprawiedliwego traktowania oraz są bardziej zmotywowani, bo wiedzą, że pracują na „swoje konto”. Ponieważ ludzka pamięć jest zawodna, a posługiwanie się papierowymi formularzami biurokratyzuje pracę i zabiera czas, z pomocą przychodzi technologia. Liderem wśród narządzi klasy continous feedback na polskim rynku jest system WinWinBalance. To „elektroniczny notes” menedżera, gdzie w aplikacji mobilnej lub przez przeglądarkę internetową, menedżer przyznaje punkty za zachowania dowodzące zaangażowania. Pracownicy również mogą mieć dostęp do swoich kont z historią indywidualnych wyników oraz rekomendacjami rozwojowymi. System umożliwia zgłaszanie przez pracowników inicjatyw, co wzmacnia kulturę ciągłego doskonalenia i ma przełożenie na wymierne korzyści dla firmy.

Sztuczna inteligencja w zarządzaniu

Narzędzia AI takie jak sztuczne sieci neuronowe i inne formy deep learning pozwalają na automatyczne łączenie twardych dziennych danych o produkcji z poszczególnych maszyn z miękkimi danymi dotyczącymi indywidualnych zachowań pracowników. Dla klienta, który korzysta z narzędzia WinWinBalance, wszyscy brygadziści  i personel HR w fabryce nieustannie dzielą się w czasie rzeczywistym faktami na temat mocnych i słabych stron oraz osiągnięć swoich pracowników. Z pomocą niewidzialnego data scientist, który wspiera takie analizy, łatwiej określić, jak umieścić właściwego pracownika we właściwym miejscu, aby odnieść sukces.

Wymierna wartość konstruktywnych informacji zwrotnych

Niedawno przeprowadzona korelacja twardych KPI i kilku tysięcy punktów typu „Plus” (przyznawanych pracownikom produkcyjnym przez ich mistrzów w systemie) wykazała, że w ciągu czterech dni po otrzymaniu przez pracownika pozytywnych informacji zwrotnych, średnia efektywność zespołów produkcyjnych, w których pracownik uczestniczył była o 1,6 proc. wyższa niż w ciągu czterech dni przed otrzymaniem feedbacku. Ten efekt nie powszednieje, nawet gdy mistrzowie przyznają tysiące plusów rocznie. Dane wskazują również, że pracownicy pracowali wydajniej w tych wypadkach, w których system wymagał od mistrza wprowadzenia krótkiego komentarza wyjaśniającego, jakie czynności wykonał pracownik, aby zasłużyć na plusa.

Odkrywanie, zatrzymywanie i wykorzystywanie ukrytych źródeł efektywności

Analiza danych u jednego z wiodących producentów żywności w Polsce, wygenerowanych w systemie WinWinBalance w ciągu sześciu miesięcy przez ponad 500 pracowników produkcyjnych, wykazała że jeśli pracownik zgłosił pomysł na nawet niewielkie usprawnienie procesu lub rozwiązanie problemu i został doceniony punktem „Inicjatywy” w systemie, średnia dzienna efektywność zespołów, w których ta osoba pracowała była wyższa o 2,3 proc. od przeciętnej. Obecność tylko jednego takiego pracownika w fabryce odpowiada rocznie ponad 160 godzinom dodatkowej siły roboczej. W wypadku pracownika, który wygenerował więcej niż jedną Inicjatywę, dzienna efektywność zespołów, w których brał udział w ciągu sześciu miesięcy, była o 4,9 proc. wyższa od przeciętnej. Każdy taki pracownik w fabryce wiąże się z zyskiem ponad 330 godzin dodatkowej siły roboczej rocznie. Ekstrapolując, w wypadku, gdy w fabryce zatrudniającej 1000 pracowników produkcyjnych, 100 z nich zgłosi Inicjatywę zarejestrowaną w WinWinBalance, zapewni to ponad 10 000 godzin dodatkowej siły roboczej rocznie. Ważne jest więc, aby rozpoznać, nagradzać i zatrzymywać w firmie pracowników produkcyjnych, którzy generują inicjatywy – tego rodzaju osoby nie są tylko kreatywnymi myślicielami: są mocnymi silnikami podwyższonej codziennej efektywności, którzy głęboko angażują się w pracę oraz generują ogromne ilości dodatkowej siły roboczej (która w wypadku braku WinWinBalance pozostałaby niewidoczna).

*Do tej pory system WinWinBalance wdrożyły m. in. firmy: Aliplast, BorgWarner, Eckert, MTI Furninova, Mostostal Pomorze, Pekpol , Rosti, Strauss Café Poland, Wawel.

Więcej na WinWinBalance.com


Artykuł ukazał się w nr 5(35) październik-listopad 2021 czasopisma „Production Manager”.
Więcej interesujących treści w naszym najnowszym wydaniu. Dołącz do klubu naszych prenumeratorów ▶ http://www.production-manager.pl/prenumerata/