Zarządzanie

Sztuka delegowania zadań.
Jak superliderzy rozwijają innych

Justyna Robert-Zalewska 13 września 2021

Oddawanie jest pożądaną umiejętnością lidera. Pozwala efektywnie zarządzać sobą w czasie oraz w pełni wykorzystywać potencjał pracowników. Delegowanie zadań buduje menedżera i pozwala osiągać sukcesy, które trudno zdobyć mu w pojedynkę, jest oznaką doceniania umiejętności innych, kreuje zaangażowanie i odpowiedzialność w zespole. Przynosi korzyści zarówno kadrze zarządzającej, pracownikom, jak i całej organizacji, czyniąc pracę efektywną, dobrą jakościowo i wykonywaną przez zmotywowanych ludzi.

Rozproszony zespół i środowisko, w którym przyszło nam funkcjonować, wspierają potrzebę delegowania zadań i czynią je jeszcze bardziej efektywnym przy ustaleniu czytelnych zasad współpracy i dbaniu o odpowiednią komunikację. Umiejętność ta powinna być wpisana w DNA każdego lidera i nie być jednorazowym wydarzeniem, ale częścią procesu zarządzania, dlatego tak ważne jest, aby zrozumieć potrzebę delegowania i korzystać z tej umiejętności w swojej codziennej pracy.
Ograniczające przekonania, czyli dlaczego nie oddajemy?

Jako menedżerowie nie prosimy o pomoc, ponieważ wydaje się nam, że wszystko, co zrobimy sami, będzie lepsze, osiągniemy to szybciej a cały sukces będzie tylko naszą zasługą. Często również nie chcemy poświęcać czasu i energii potrzebnych do przekazania zadań, uznając, że potrwa to tyle samo, co ich wykonanie, a finalnie i tak będziemy zmuszeni poprawiać rezultat. Kiedy już nie mamy innego wyjścia i odważymy się delegować zadanie, ograniczamy się do wydania polecenia wraz z gotowym rozwiązaniem i brakuje już miejsca na kreatywność naszego pracownika.

Te złudne przekonania sprawiają, że nasza lista „zadań do zrobienia” zdaje się nie mieć końca, jesteśmy sfrustrowani ilością pracy i niezadowoleni z jej rezultatów, co w konsekwencji obniża jakość wykonywanych obowiązków. Takie działanie ma wpływ na naszych pracowników, którzy nie wypełniają zleconych im zadań, nie są zaangażowani w ich realizację, nie dotrzymują założonych terminów i nie rozumieją potrzeby ich wykonania, ponieważ przyzwyczaili się, że wszystko finalnie wykona za nich ktoś inny lub dostarczy gotową instrukcję, wyręczając ich w rozwiązaniu problemów.


Co i komu możesz oddać?

Jeśli przyjrzymy się swojej liście zadań, na pewno znajdą się na niej takie, które z dużym powodzeniem może wykonać za nas ktoś inny. Dlaczego? W organizacji jest osoba posiadająca podobną wiedzę na ten temat i umiejętności, by zrobić to równie dobrze lub nawet lepiej, a także czas, który my musimy poświęcić na inne, ważniejsze sprawy. Na naszej liście wielokrotnie znajdują się zadania nieodpowiadające zakresem naszemu stanowisku oraz te, którymi możemy zająć się wyłącznie my.

Czego nie możesz oddać innym

Nie powinieneś delegować zadań:

  • ważnych, pilnych, nagłych i wyjątkowych,
  • wysoce ryzykownych i strategicznych,
  • poufnych,
  • wynikających z zajmowanego stanowiska i wymagających osobistego zaangażowania.

Jeśli jednak widzisz zadania, które twoi pracownicy mogą wykonać lepiej od ciebie, zadania cykliczne i powtarzalne oraz pozwalające pracownikom na rozwój ich kompetencji, oddaj je najszybciej jak to możliwe.

Spróbuj znaleźć w zespole osoby najbardziej kompetentne do wykonania zadania, mające odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które – w twojej ocenie – świetnie sobie z nim poradzą. Możesz również w ramach rozwoju pracowników wybrać tego bez odpowiedniej wiedzy, ale chcącego się rozwijać i uczyć się nowych rzeczy. Takie zadania będą wymagać od ciebie więcej uwagi w początkowym etapie, ale w przyszłości zaprocentuje to nowymi umiejętnościami i pozwoli twoim pracownikom utrzymać wysoki poziom zadowolenia z pracy. Jeśli z góry wiesz, że pracownik nie jest w stanie wykonać danego zadania, oddaj je komuś innemu.


Czas jest w twoich rękach

Zadanie powinno być oddane pracownikowi najszybciej jak to możliwe, co pozwoli mu na zapoznanie się z nim, przygotowanie się i pozostawienie czasu do działania, który ma dodatkowe znaczenie w sytuacji, kiedy uczy się je wykonywać. Nikt z nas nie lubi zadań „na wczoraj”, dlatego szanuj czas swojego zespołu.

Warto wykorzystywać technologię informatyczną i dedykowane narzędzia do pracy zdalnej (np. Jira, Trello, Asana, Office 365), wspierające transparentność i monitorowanie pracy. Unikniesz dzięki nim sytuacji, w której przydzielisz zadanie osobie mającej na swojej liście zbyt wiele obowiązków. Brak czasu na wykonanie kolejnego zadania może obniżyć efektywność pracownika, który finalnie nie wykona przydzielonego zadania lub innych zadań, którymi zajmował się wcześniej. Jako lider wyznaczasz priorytety, stąd możesz na chwile odsunąć inne zadania w czasie, a ich miejsce wypełnić nowymi.

Dobrą praktyką przy delegowaniu zadań jest również danie czasu samemu sobie, dlatego jeśli wiesz, że zadanie należy wykonać na dany dzień, skróć czas, aby dać go sobie na ewentualne poprawki i sprawdzenie.


Jak oddawać, by zbudować zaangażowanie?

Zaproś pracownika do rozmowy o zadaniu oraz formie waszej współpracy. Zorganizuj osobiste spotkania z pracownikiem lub wykorzystaj narzędzia wirtualne w formie wideokonferencji. W początkowym etapie delegowania wysłanie samej wiadomości e-mail ograniczy pracownika do komunikacji jednostronnej z ryzykiem niedopytania, niezrozumienia czy zignorowania najważniejszych kwestii oraz wydłuży czas przygotowania samej wiadomości i ewentualnej korespondencji doprecyzowującej wymagania.

Przekazanie zadania powinno mieć określoną strukturę, tak aby dać sobie wzajemnie szanse na zadawanie pytań, wyjaśnienie ich i upewnienie się, że pracownik zrozumiał, co ma wykonać. Należy też wspomóc go i zbudować jego zaangażowanie przez ustalenie wspólnych zasad podczas prac nad zadaniem. Zadanie, zasady współpracy i ustalenia podsumuj na koniec w wiadomości e-mail oraz w wybranym wirtualnym narzędziu.


Dlaczego – czyli cel i ramy czasowe zadania

Kluczową kwestią w przekazywaniu zadania jest wyjaśnienie pracownikowi, dlaczego jego wykonanie jest ważne i co się wydarzy, jeśli to się nie uda. Ważność może wynikać z nadrzędnych celów organizacji, twoich celów, celów zespołu lub innych aspektów pracy, może to być również zadanie rozwojowe, istotne dla samego pracownika.

Następnie przedstaw cel zadania, kryteria realizacji, datę końcową, wymagane zasoby oraz czego oczekujesz na końcu, nie precyzując, jak wykonać zadanie. Jeśli chcesz, aby osoba, która je wykonuje, w pełni się z nim identyfikowała, była zaangażowana w realizację i wykazywała się własną wizją, przedstawienie twoich kroków dojścia do celu zniechęci pracownika, nie pozwoli na kreatywność i będzie jedynie odwzorowaniem twoich wymagań.

Upewnij się, że twój pracownik wie, co należy wykonać, zorientuj się, czy widzi jakieś przeszkody i zagrożenia, czy potrzebuje dodatkowej pomocy i jak według niego najlepiej wykonać zadanie. To bardzo dobry moment na dyskusję, burzę mózgów i budowanie relacji, dlatego nie powinien być pominięty.

 

Kto jest odpowiedzialny?

Odpowiedzialność za wykonanie zadania jest przekazywana na osobę, która to zadanie wykonuje, ale rolą osoby delegującej jest zapewnienie wszystkich zasobów, aby umożliwić pomyślne wykonanie zadania. Ustal z pracownikiem rodzaj wsparcia, jakie możesz mu dać w trakcie wykonywania zadania oraz w sytuacjach, gdy realizacja będzie zagrożona.

Dając autonomię i odpowiedzialność, zapewniasz pracownika, że jest ważny, kompetentny i darzysz go zaufaniem, co wpływa na zaangażowanie pracownika w wykonywaną pracę i pozwala zdobywać wiedzę i doświadczenie.

 

Sprawdzaj efekty

Śledzenie postępów prac jest kluczowym czynnikiem finalnego sukcesu zadania, dlatego ustal wspólnie z pracownikiem, jak i kiedy będziecie je sprawdzać, jakich narzędzi użyjecie oraz jak przekazane zostanie wykonane zadanie.

Wirtualne platformy do zarządzania pracą pozwalają na przypisywanie zadań poszczególnym członkom zespołu, śledzenie postępów prac oraz umieszczanie materiałów pomocniczych i komentarzy do konkretnych zadań. W ten sposób nie zapomnicie o zadaniu. W dogodnym dla siebie czasie możecie sprawdzić, co już zostało wykonane, czego jeszcze brakuje i jakie problemy czekają na rozwiązanie.

Umieszczanie zadań w narzędziach jest pomocne nie tylko wtedy, gdy pracujemy zdalnie z rozproszonym zespołem, ale także w sytuacji, kiedy nasi pracownicy są blisko nas. Daje nam to swobodę i elastyczność w kontroli prac, pozwalając na monitorowanie statusu ukończenia. Nie zapominajmy jednak o rozmowie – warto ustalić z pracownikiem cykliczne spotkania w wybranej formie, tak by porozmawiać o postępach.

 

Obniżaj ryzyko

Decyzyjność wymagana podczas realizacji zależy w dużej mierze od kompetencji osoby wykonującej zadanie i może rosnąć wraz z doświadczeniem, obniżając ryzyko popełnianych błędów. Aby zabezpieczyć się przed niedostarczeniem zadania oraz negatywnym wpływem na organizacje (jej cele i wskaźniki), ustal z pracownikiem, jakie decyzje może podejmować samodzielnie podczas realizacji zadania, które z nich należą tylko do ciebie, o czym powinien cię informować i jakie decyzje ostatecznie podejmie pracownik po uprzedniej konsultacji z tobą.

 

Nagradzaj

Jeśli wystarczająco skrupulatnie przekazałeś zadanie, wspierałeś i monitorowałeś jego realizację, na końcu zawsze pojawi się sukces i zadowolenie. Doceniaj więc pracę podczas realizacji zadania oraz, po uprzedniej weryfikacji, w chwili jego ukończenia. Informacja zwrotna jest dla pracownika formą podziękowania i docenienia jego wkładu i zaangażowania, co w rezultacie wpłynie na realizację zadań w przyszłości.

Motywowanie pracowników przez dziękowanie za zrealizowaną pracę w formie ustnej na forum zespołowym czy przy użyciu dodatkowych benefitów buduje i potęguje poczucie dumy i sukcesu z wykonywanych zadań, dlatego nie można zapominać o nagradzaniu pracowników po zakończonej realizacji delegowanych zadań.

 

Wykorzystaj korzyści

Delegowanie zadań w normalnych warunkach pracy i w środowisku rozproszonym opiera się na tych samych zasadach – kluczową rolę odgrywa dbałość o nieustanną komunikację z wykorzystaniem wirtualnych narzędzi. Najważniejsze, aby określić listę zadań podlegających delegowaniu, zadbać o odpowiedni dobór osób, które będą je wykonywać, przedstawić im, dlaczego są ważne, jaki jest cel, zapewnić odpowiednie zasoby i wsparcie, ustalić z pracownikami odpowiedzialność, decyzyjność, sposób, częstotliwość i narzędzia komunikacji monitorowania postępów, gwarantując, że zadania zostaną zrealizowane na czas i zgodnie z założeniami. Decyzję o wyborze drogi należy pozostawić pracownikom i wspierać ich, gdy zachodzi taka potrzeba, oraz nagradzać po ukończeniu zadania.

Delegowanie to również dobry moment na budowanie indywidualnych relacji ze swoimi pracownikami, dlatego posiadanie tej umiejętności uczyni z nas superliderów, którzy dbają o swój czas, rozwijają i wspierają swoich pracowników.

Schemat delegowania i jego najważniejsze wartości powinny dotyczyć również zadań, które należą tylko do naszych pracowników i nie są określane jako „nasze zadania do oddania innym”. Cele strategiczne dotyczące poszczególnych jednostek organizacyjnych oraz indywidualne powinny być kaskadowane z użyciem zasad obowiązujących w delegowaniu zadań, dzięki czemu uzyskamy wiedzę o tym, nad czym powinniśmy się skupić i co jest ważne do osiągnięcia.

Delegowanie zadań wzmacnia również indywidualne odczucia i wyzwala w pracownikach kreatywność, innowacyjność, elastyczność i autonomię. Umożliwia rozwój, poszerzanie wiedzy, zdobywanie doświadczenia, wzrost pewności siebie, utrzymując stałe zaangażowanie w wykonywane obowiązki, przynosząc tym samym radość z wykonywanej pracy.


Artykuł ukazał się w nr 3(33) czerwiec-lipiec 2021 czasopisma „Production Manager”.
Więcej interesujących treści w naszym najnowszym wydaniu. Dołącz do klubu naszych prenumeratorów ▶ http://www.production-manager.pl/prenumerata/