Zarządzanie

Whistleblowing – ochrona firmy czy pracownika? Nadchodzi czas sygnalistów

Dorota Ozga 23 sierpnia 2021

Dlaczego Unia Europejska zdecydowała się na wprowadzenie ochrony sygnalistów? Aby przeciwdziałać bądź zapobiegać zagrożeniom związanym z najważniejszymi aspektami życia codziennego oraz gospodarczego społeczeństwa europejskiego. Brzmi doniośle i niewiarygodnie, gdy jednak wczytamy się w założenia, ma to sens, ponieważ to pracownicy mają największą wiedzę o nieprawidłowościach. Może również okazać się w pewnych okolicznościach korzystna dla przedsiębiorców.

W październiku 2019 r. została opublikowana Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii 2019/1937. Zawiera ona terminy typu „sygnalista” czy „whistleblowing”. Zgodnie z zapisami tego aktu prawnego państwa członkowskie są zobligowane do implementacji dyrektywy w terminie maksymalnie do 17 grudnia 2021 r.
Branża prawnicza i działy compliance spekulowały, że pracami nad wdrożeniem przepisów unijnych w Polsce zajmie się Ministerstwo Sprawiedliwości, co mogłoby łączyć się z opublikowanymi w 2017 i 2018 r. projektami ustaw o jawności życia publicznego oraz odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary, jednak – co z ulgą przyjęli przedsiębiorcy – nie potwierdziły się one. Prace zostały przydzielone Ministerstwu Rozwoju, Pracy i Technologii.

Kandydat na sygnalistę

Nowe przepisy mają wprowadzić skuteczną ochronę osób, które zgłoszą naruszenia występujące w danej firmie, a dotyczące wskazanych w dyrektywie dziedzin. Dyrektywa wskazuje założenia minimum, które mogą być rozszerzone przez państwa członkowskie. Zgodnie z dyrektywą ochroną zostaną objęci sygnaliści zgłaszający naruszenia w odniesieniu do następujących dziedzin: 1. zamówienia publiczne, 2. usługi finansowe, zapobieganie praniu pieniędzy i finansowanie terroryzmu, 3. bezpieczeństwo produktów, 4. bezpieczeństwo transportu, 5. ochrona środowiska, 6. bezpieczeństwo jądrowe, 7. bezpieczeństwo żywności i pasz, zdrowie i dobrostan zwierząt, 8. zdrowie publiczne, 9. ochrona konsumentów, 10. ochrona prywatności i danych osobowych oraz bezpieczeństwo sieci i systemów informacyjnych, a także naruszeń przepisów dotyczących podatków od osób prawnych lub ustaleń mających na celu uzyskanie korzyści podatkowej sprzecznej z przedmiotem lub celem obowiązujących przepisów.
Sygnalistą może zostać nie tylko pracownik, ale także przyszły pracownik, jeśli wiedzę o naruszeniach uzyskał podczas procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Przez pracownika rozumie się również osoby prowadzące działalność gospodarczą i współpracujące na podstawie umowy o współpracy. Dodatkowo zakresem podmiotowym objęci zostali udziałowcy, akcjonariusze oraz osoby będące członkami organu zarządzającego przedsiębiorstwa. A także wolontariusze i stażyści, niezależnie od tego, czy otrzymują wynagrodzenie.
Sygnaliści będą mieć do wyboru trzy niezależne od siebie kanały zgłoszeń: kanał wewnętrzny ustanawiany przez przedsiębiorcę, kanał zewnętrzny reprezentowany przez odpowiednie organy, kanał publiczny, polegający na ujawnieniu – podaniu do wiadomości publicznej – informacji na temat naruszeń uzyskanych w związku z pracą.

Wyznaczenie sygnalisty

Zgodnie z zapisami dyrektywy od 17 grudnia 2021 r. przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników są zobowiązani do utworzenia kanału zgłaszania naruszeń, a za dwa lata od wskazanej daty – również przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników. Co to oznacza dla firm?
W pierwszej kolejności odpowiedzmy na pytanie, czy utworzenie w firmie wewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń musi wiązać się z zatrudnieniem dedykowanej osoby. Niekoniecznie. Jest wiele alternatyw, z których można skorzystać. Pierwszą z nich są kancelarie prawne, które często zatrudniają wyspecjalizowane osoby zajmujące się wewnętrznymi dochodzeniami w firmie u swoich klientów. Jest to rozwiązanie korzystne finansowo i budzące zaufanie wśród pracowników. Kolejnym rozwiązaniem jest outsourcing, tj. skorzystanie z pełnych usług firmy zewnętrznej bądź z części, np. platformy do przyjmowania i obsługi zgłoszeń. Takie rozwiązanie daje poczucie bezpieczeństwa i poufności. Platforma jest umiejscowiona na niezależnych od pracodawcy serwerach, przez co nie ma możliwości sprawdzenia i identyfikacji tożsamości sygnalisty.
Wiele firm zdecyduje się na wdrożenie wewnętrzne. Należy zacząć od wyznaczenia dedykowanej osoby, która zaprojektuje, wprowadzi i będzie obsługiwać system zgłaszania naruszeń. Wówczas można albo utworzyć nowy etat, albo rozszerzyć zakres obowiązków. W drugim wypadku niezbędne jest skorzystanie z usług firm, które mają kompetencje do przygotowania i wdrożenia systemu zgłaszania naruszeń oraz do przeszkolenia personelu i pracowników firmy. Jeśli nie utworzymy nowego stanowiska, tylko rozszerzymy zakres obowiązków jednej z obecnie zatrudnionych osób, znaczenie będzie miał jej prawidłowy dobór. Aby system działał i nie był jedynie spełnieniem wymogów na papierze, niezbędne jest wyznaczenie osoby, która będzie niezależna oraz nie spowoduje wystąpienia konfliktu interesów. Dobrą osobą będzie specjalista HR bądź wewnętrzny prawnik. Nie powinno się powierzać tego zadania osobie, której dotychczasowy zakres obowiązków może generować konflikt interesów, np. dyrektorowi sprzedaży.

Anonimowe zgłoszenia

W następnej kolejności przedsiębiorstwo decyduje, czy będzie przyjmowało i badało zgłoszenia anonimowe. Dyrektywa jasno wskazuje na obowiązek zapewniania poufności tożsamości osoby zgłaszającej naruszenia. Nie jest to jednak tożsame z anonimowością osoby dokonującej zgłoszenia. W pierwszym wariancie osoba zgłaszająca nie musi podawać swoich danych, szczególnie imienia i nazwiska, aby sprawa była podjęta i zbadana. W drugim zaś identyfikacja tożsamości może być niezbędna, inaczej zgłoszenie może być zignorowane. Co stoi za udostępnieniem zgłoszeń anonimowych? Osoby, której nie mamy możliwości zidentyfikować, nie może zostać objęta ochroną z powodu bycia sygnalistą, ponieważ nie wiemy, kto to jest. Można więc domniemywać, że zgłoszenie dokonywane jest w dobrej wierze, choć nie jest to pewne. Jest kilka możliwości zapewnienia anonimowego zgłaszania, jak choćby platformy, które generują unikatowe, nieidentyfikowalne ID użytkownika. Dyrektywa pozostawia do decyzji państw członkowskich udostępnienie możliwości zgłaszania naruszeń anonimowo.

Kontrolowanie nieprawidłowości

W procedurach wewnętrznych firm kluczowe jest precyzyjne wskazanie, jakiego rodzaju naruszenia i nieprawidłowości powinni zgłaszać pracownicy. Niezbędne i jednocześnie wymagane przez dyrektywę jest przygotowanie i udostępnienie materiałów informacyjnych dla pracowników. Dzięki nim będą wiedzieć, co zrobić z informacją o naruszeniu z danej dziedziny oraz jakie kwestie powinny być omówione z bezpośrednim przełożonym.
Czym ryzykujemy, ignorując zgłoszenie bądź obsługując je niekompetentnie? Sygnalista, nie uzyskując informacji zwrotnej dotyczącej działań następczych w rozsądnym termie, tj. trzech miesięcy od dnia zgłoszenia, może udać się z tym samym zgłoszeniem do odpowiednich organów, zachowując prawa sygnalisty. Sytuacja jest na tyle niekomfortowa dla firmy, że naruszenia, które mogłyby być wyjaśnione i naprawione wewnątrz organizacji, stają się przedmiotem zainteresowań organów i mogą skutkować konsekwencjami prawnymi. Jeśli zgłoszenie dotyczy korupcji, czyli przestępstwa bazowego dla prania pieniędzy, możemy spodziewać się śledztwa, przeszukań, zabezpieczeń mienia, a za tym mogą iść kontrole krzyżowe. Dodatkowo sprawa może przeniknąć do mediów, co może skończyć się złą prasą. Dlatego tak ważne jest dla dobra firmy i wyższej kadry zarządzającej, aby pracownicy chcieli zgłosić zauważone naruszenia wewnątrz i wiedzieli, że sprawa zostanie potraktowana z należytą powagą sytuacji.

Ochrona przed zwolnieniem?

Istnieje obawa wśród przedsiębiorców, że instytucja sygnalisty będzie wykorzystywana przez pracowników jako ochrona przed zwolnieniem. Obawa ta może być uzasadniona, ponieważ dyrektywa przedstawiająca założenia minimum chroni sygnalistów przed działaniami odwetowymi, jakim jest m.in. zwolnienie z pracy. Jeśli jednak mieliśmy zamiar i uzasadnione powody wręczenia pracownikowi wypowiedzenia przed dokonaniem przez niego zgłoszenia, ale nie zdążyliśmy tego zrobić, nie oznacza to, że teraz nie może być ono skutecznie wręczone. Jeśli zwolnienie z pracy nie będzie miało związku z dokonanym zgłoszeniem i jesteśmy w stanie to udowodnić przed sądem, nie zostanie ono uznane jako działania odwetowe. Należy się bardzo dobrze przygotować, ponieważ ciężar dowodu leży po stronie pracodawcy, a nie pracownika. Z drugiej strony, ustawodawca może wprowadzić kary za składanie zgłoszeń w złej wierze. Jeśli pracownik nie będzie posiadał uzasadnionych podstaw do tego, by przypuszczać, że informacje zawarte w zgłoszeniu są prawdziwe w chwili jego dokonywania, a zgłoszenia dokona jedynie w złej wierze, nie będzie objęty ochroną. Dyrektywa jasno precyzuje konieczność wprowadzenia kar zarówno dla przedsiębiorcy, jak i dla osoby dokonującej zgłoszenia. Ma to wyeliminować m.in. wyżej wymienioną sytuację po stronie pracowników oraz stosowanie działań odwetowych ze strony pracodawców.
W praktyce światowej są obecne przepisy, które przewidują nagrody dla sygnalistów w określonych wypadkach. W Stanach Zjednoczonych Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) wypłaca nawet wielomilionowe nagrody. Mimo to z opublikowanego przez SEC raportu wynika, że aż 80 proc. zgłoszeń najpierw była dokonywana przez kanały wewnętrzne, a dopiero po braku reakcji ze strony pracodawcy sygnaliści decydowali się na zgłoszenia bezpośrednio do SEC.

Odpowiedzialność menedżera

Zgłoszeń w złej wierze nie jesteśmy w stanie uniknąć oraz wyeliminować, ponieważ pojawia się tu czynnik ludzki. Mając jednak na uwadze choćby art. 296 Kodeksu karnego (odpowiedzialność karna menedżera), w interesie firmy leży dowiedzenie się o nieprawidłowościach, zanim dowie się o nich odpowiedni organ lub opinia publiczna, oraz odpowiednio zarządzić tym ryzykiem. W firmach zatrudniających powyżej 250 pracowników jest to szczególnie ważne, ponieważ prezes odpowiada za działalność firmy i jej pracowników. Niejednokrotnie nieprawidłowości w firmach trwają wiele lat, ponieważ do tej pory nikt tego nie zauważył lub nie uważano tego za zagrożenie. Może się jednak okazać, że jedyną odpowiedzialnością pracownika będzie zwolnienie z artykułu 52 Kodeksu pracy, a prezes poniesie odpowiedzialność karną za niedopełnienie ciążącego nad nim obowiązku nadzoru. Dlatego każde zgłoszenie powinno być podjęte i zbadane z uwagą.
Ze strony przedsiębiorców pada również pytanie, co w sytuacji, w której materiał dowodowy ze strony sygnalisty pochodzi z kradzieży danych wewnątrz organizacji. Dyrektywa odpowiada i na to pytanie. Jeśli osoby dokonujące zgłoszenia uzyskały informacje lub dokumenty albo dostęp do nich w sytuacji przestępstwa, takiego jak fizyczne wtargnięcie lub hakowanie, ich odpowiedzialność karna powinna być nadal regulowana właściwym prawem krajowym bez uszczerbku dla ochrony przyznanej na mocy dyrektywy.

Reasumując, szczególnie na początku możemy spodziewać się zgłoszeń w złej wierze, które będą miały na celu uzyskanie ochrony przed zwolnieniem, będzie to jednak margines. Co relewantne, sygnalista w firmie może okazać się zbawienny dla przedsiębiorstwa i prezesa. Co najistotniejsze, może zapobiec katastrofom bądź zagrożeniom życia lub zdrowia pracowników i społeczeństwa. Przykładem może być choćby fałszowanie odczytów stężenia metanu w kopalni Mysłowice-Wesoła – gdyby ktoś zasygnalizował to naruszenie oraz, co kluczowe, zostałyby podjęte działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa, nie zginęłoby pięciu górników, a trzydziestu nie zostałoby rannych. Gdyby zgłoszenie sygnalisty z platformy wydobywczej Deepwater Horizon w 2009 r. zostało potraktowane poważnie, nie doszłoby w 2010 r. do największej katastrofy ekologicznej w historii Stanów Zjednoczonych oraz ocaliłoby życie 11 pracowników.
Przedsiębiorcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników, znając założenia minimum dyrektywy, powinni zacząć tworzyć kanał wewnętrznych zgłoszeń, ponieważ 17 grudnia 2021 r. musi on już działać. Jego brak będzie skutkował wyborem kanału zewnętrznego przez zgłaszającego z zachowaniem statusu sygnalisty i ochrony z tym związanej, a nieprawidłowość zostanie zbadana przez odpowiedni organ.


Artykuł ukazał się w nr 3(33) czerwiec-lipiec 2021 czasopisma „Production Manager”.
Więcej interesujących treści w naszym najnowszym wydaniu. Dołącz do klubu naszych prenumeratorów ▶ http://www.production-manager.pl/prenumerata/