Inteligentne technologie

Efektywne zarządzanie cyklem życia produktu

18 lutego 2020

Zarządzanie cyklem życia produktu (Product Lifecycle Management – PLM) to proces, którego celem jest podniesienie jakości projektowania, produkcji, sprzedaży i usług posprzedażnych bazując na centralne przetwarzanych danych cyfrowych i współdzieleniu informacji o produkcie z interesariuszami, na każdym etapie jego cyklu życia.

Systemy PLM łącząc dane, procesy i ludzi, umożliwiają optymalizację procesów i zasobów. Ze względu na wyczerpywanie się potencjału dalszej optymalizacji pracy fizycznej firmy poszukują metod zwiększania produktywności swoich pracowników biurowych zajmujących się m.in. pracą kreatywną, projektowaniem czy zarządzaniem. Chcą one również ograniczyć straty finansowe i materialne powstające na skutek wad produktów, które wymagają wymiany lub naprawy.

1.  Jak przygotować firmę do wdrożenia systemu PLM?

Wdrożenie systemu PLM ma znaczący wpływ na wszystkie aspekty codziennej działalności firmy. Pozwala ograniczyć koszty i zwiększyć dochody, jednak uzyskanie takich efektów wymaga sporej dozy strategicznego planowania i przemyślanego wdrożenia. Podejmując decyzję o implementacji systemu PLM decydenci w firmie powinni wziąć pod uwagę szereg aspektów.

Po pierwsze, konieczne jest określenie celów i mierników sukcesu. Często popełnianym błędem jest przystępowanie do projektu bez sprecyzowania oczekiwań dotyczących efektów, które chce się uzyskać. Tymczasem zarówno sam proces wdrożenia, jak i systemy zarządzania produktami wymagają określenia mierzalnych kluczowych wskaźników efektywności. Decydenci powinni w jasny sposób zdefiniować możliwe problemy operacyjne takie jak choćby słaby przepływ informacji pomiędzy działami projektowania i produkcji, skutkujący opóźnieniami lub błędami, a także wskazać jasne, konkretne i mierzalne cele, które chcą osiągnąć – takie, jak ograniczenie wydatków, zwiększenie dochodów czy też skrócenie czasu opracowania produktu lub wypuszczenia go na rynek. Na początku procesu wdrożenia oraz po jego zakończeniu warto przeprowadzić ankietę diagnostyczną – kwestionariusz pozwalający określić wąskie gardła procesów biznesowych oraz ich skutki dla firmy. Wyniki ankiety i porównanie stanu przed i po wdrożeniu systemu pozwolą ocenić jego wpływ przedsiębiorstwo.

Po drugie, firma musi mieć zdefiniowaną strategię dotyczącą rozwiązań chmurowych. Chociaż istnieją systemy PLM typu lokalnego (on-premise), zalecamy korzystanie z wersji chmurowej, ze względu szybkość oraz niższe koszty wdrożenia. Dodatkowo wybór takiego oprogramowania pozwala skoncentrować się na rozwiązywaniu problemów biznesowych, a nie kwestiach związanych z infrastrukturą. Ponadto, jeśli systemem PLM docelowo obejmie łańcuch dostaw klienta – czyli dostawców, klientów i użytkowników końcowych – chmura stanie się konieczna do współdzielenia informacji i danych.

Po trzecie, globalna gospodarka narzuca pewien standard pracy. Każdy oczekuje dziś dostępu do rozwiązań bazodanowych w dowolnym czasie i miejscu, z poziomu smartfona. Tylko rozwiązania chmurowe pozwalają odpowiedzieć na te potrzeby. W ich przypadku unikamy również zazwyczaj wysokich, początkowych inwestycji w infrastrukturę, a także konieczności wstępnej konfiguracji systemu. Dodatkowo, systemy chmurowe są często znacznie bezpieczniejsze. Dostawcy usług chmurowych inwestują ogromne środki w cyfrowe i fizyczne systemy zabezpieczeń. Zapasowe systemy, wysoka dostępność i monitorowanie ruchu przez 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, są standardem w przypadku chmury – ale już niekoniecznie w centrach danych przedsiębiorstw.

Rys.1. Definiowanie procesu w programie Autodesk Fusion Lifecycle

2.  Jak wybrać system PLM?

Kluczową cechą dobrego systemu PLM jest jego elastyczność i zdolność do podążania za ewoluującymi potrzebami klienta i ekosystemu, w którym on funkcjonuje. Po pierwsze, zawsze lepiej jest wybrać kompleksowe rozwiązanie, w którym klient otrzymuje dostęp do wszystkich modułów obsługujących różne procesy, w przeciwieństwie do tych, w których każdy moduł wymaga osobnego dostępu i jest oddzielnie wyceniany.

Po drugie, wybrane oprogramowanie powinno być przyjazne dla użytkownika oraz wystarczająco elastyczne, aby pracownicy mogli samodzielnie wprowadzać w nim zmiany, bez konieczności przechodzenia przez czasochłonne szkolenia. Łatwość i szybkość dostosowanie istniejącego procesu – lub stworzenie nowego – bez konieczności oczekiwania na dostępność programistów sprzedawcy lub partnera to aspekt, który warto wziąć pod uwagę, bowiem daje klientowi dużą niezależność i obniża przyszłe koszty utrzymania systemu PLM.

Najlepszy w swojej klasie system PLM charakteryzuje się też otwartym i w pełni udokumentowanym interfejsem programowania aplikacji (API – Application Programming Interface), który pozwala na łatwą integrację z innymi systemami korporacyjnymi takimi jak CRM, ERP czy PDM. Jeśli klient będzie chciał w przyszłości objąć systemem PLM inne korporacyjne aplikacje otwarty interfejs API daje mu zarówno taką możliwość, jak i swobodę wyboru najlepszego rozwiązania.

3.  Jak wybrać najlepszego partnera do wdrożenia?

Sukces wrodzenia w dużej mierze zależy też od wyboru zaufanego i doświadczonego partnera. W wypadku oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi, takiego jak rozwiązanie PLM, kompetencje związane z oprogramowaniem czy integracją systemów, choć nadal istotne, odgrywają drugorzędną rolę w stosunku do doświadczenia z tego obszaru biznesowego. Partner integracyjny pełni bowiem funkcję zaufanego doradcy, ściśle współpracując z klientem w trakcie wdrożenia. Powinien też posiadać głęboką wiedzę na temat procesów w firmach produkcyjnych, takich jak: wprowadzanie nowego produktu, zarządzanie listami materiałowymi, zarządzanie zmianami, współpraca z dostawcami, zarządzanie jakością itd., jak również ich wzajemnych zależności.

W przypadku naszego systemu PLM, Autodesk Fusion Lifecycle, zalecamy również wybranie partnera specjalizującego się we wdrożeniach tego właśnie rozwiązania. Gwarantuje to dostęp do potrzebnych danych, ekspertów i pamięci organizacyjnej producenta.

Rys.2. Obszary zastosowań Autodesk Fusion Lifecycle

4.  Jak sprawnie wdrożyć system PLM?

Kompleksowe wdrożenie systemu PLM to złożony i czasochłonny proces prowadzony na „żywym organizmie”. Często osoby zaangażowane w projekt po stronie klienta pełnią również inne obowiązki, dlatego rekomendujemy wdrażanie naszego systemu PLM za pomocą metodologii Scrum. Pozwala ona na implementację rozwiązania w krótkich etapach trwających 4-8 tygodni, zwanych „sprintami”. Pierwsze sprinty powinny dotyczyć ważnych, lecz prostych procesów lub takich, które przy stosunkowo niewielkim nakładzie pracy przyniosą widoczne efekty. Dzięki temu można w miarę szybko zweryfikować korzyści płynące z systemu PLM oraz zwiększyć zainteresowanie udziałem w tym projekcie kolejnych departamentów w firmie.

Zazwyczaj projekt implementacji zaczynamy od podzielenia go na mniejsze podprocesy, takie jak zarządzanie listami materiałowymi, zarządzanie jakością, wprowadzanie nowych produktów czy współpraca z dostawcami. Każdy sprint rozpoczyna się warsztatem, podczas którego pracownicy klienta przechodzą szkolenie i zdobywają podstawowe umiejętności w zakresie administrowania systemem Autodesk Fusion Lifecycle. W efekcie mogą samodzielnie tworzyć i wdrażać wybrane procesy w systemie PLM Autodesk w przyszłości. W pierwszej fazie projektu warto skorzystać z istniejących, wstępnie skonfigurowanych szablonów dostępnych w systemie Autodesk Fusion Lifecycle, przeznaczonych specjalnie dla firm produkcyjnych. Ponadto, Fusion Lifecycle App Store, sklep z bezpłatnymi aplikacjami, przygotowanymi przez ekspertów merytorycznych Autodesk, umożliwia klientom dodawanie kolejnych szablonów procesów w dowolnej chwili. Oznacza to, że włączenie do systemu Fusion Lifecycle takich procesów jak, analiza rodzajów i skutków możliwych błędów (ang. Failure mode and effects analysis) czy zarządzanie wymaganiami, zajmie zaledwie kilka minut. Przy czym klient może modyfikować szablony tak, aby odpowiadały na konkretne potrzeby.

Podczas pierwszego warsztatu zespoły wdrożeniowe partnera i klienta razem pracują nad zdefiniowaniem, zaprojektowaniem i udokumentowaniem wybranego procesu – często od podstaw – w systemie PLM, aby zapewnić jego spójność z wyznaczonym celem. Po zakończeniu sprintu klient może od razu zarządzać wybranym procesem w systemie Autodesk Fusion Lifecycle, jednocześnie mając do dyspozycji własny, przeszkolony zespół. Następnie można przejść do rozpoczęcia kolejnego sprintu.

W praktyce, podczas pierwszego sprintu około 70% pracy wykonuje partner wdrożeniowy, a 30% – sam klient. Podczas kolejnych coraz więcej pracy przechodzi na pracowników klienta, a rola partnera ewoluuje w stronę doradztwa i bardziej zaawansowanych prac konfiguracyjnych. Elastyczne podejście do wdrożenia systemu PLM umożliwia klientowi włączanie do niego kolejnych procesów czy użytkowników w wybranym przez siebie tempie i kolejności. Po zakończeniu całego projektu firma dysponuje w pełni funkcjonalnym rozwiązaniem, w którym wszystkie procesy są zdefiniowane, a także wewnętrznymi zasobami ekspertów w zakresie oprogramowania Fusion Lifecycle, w pełni zdolnymi do wprowadzania zmian i prowadzenia wewnętrznych szkoleń dla pozostałych użytkowników. Dzięki tej strategii klient zyskuje swobodę i niezależność, choć w razie potrzeby partner integracyjny, jak i eksperci PLM w Autodesk, zawsze są gotowi udzielić mu wsparcia.

Rys.3. Kokpit menedżerski programu Autodesk Fusion Lifecycle

5.  Życie z PLM: jak dokonać oceny wdrożenia?

Po wdrożeniu całego systemu, a jeszcze lepiej – po zakończeniu każdego z kluczowych etapów projektu – ważne jest zmierzenie osiągniętych wyników. Zalecamy ponowne przeprowadzenie ankiety diagnostycznej, aby sprawdzić, czy założone cele zostały osiągnięte. Czas przeprowadzenia ankiety może różnić się w zależności od zakresu wdrożenia, branży, konkretnych procesów. Standardowo pierwsze rezultaty wdrożenia systemu Autodesk Fusion Lifecycle są widoczne około trzech miesięcy po rozpoczęciu pierwszego sprintu, a pełen potencjał zostaje osiągnięty po kolejnym kwartale. Dalszy rozwój sytuacji zależy głównie od klienta i jego strategii. Niektóre firmy są zadowolone z wyników wdrożenia i korzystają z systemu w jego istniejącej konfiguracji, jednak większość decyduje się objąć nim kolejne obszary działalności i procesy, zgodnie z ewoluującymi potrzebami biznesowymi.

6.  Wnioski

Zarządzanie cyklem życia produktu jest dziś szczególnie istotne dla polskich przedsiębiorstw produkcyjnych, jeśli chcą skutecznie konkurować z firmami z Zachodniej Europy czy Chin. W miarę jak PKB i średnie pensje w Polsce zbliżają się do średniej UE, koszty pracy przestają stanowić przewagę konkurencyjną i motywację do przenoszenia produkcji do naszego kraju. Inwestycja w optymalizację procesów, poprawę jakości i ograniczanie strat powstających na skutek wad produktów, a także podnoszenie innowacyjności to jedyna droga do długotrwałego wzrostu. Tylko przedsiębiorstwa wykorzystujące pełen potencjał swoich pracowników i innych zasobów będą mogły utrzymać jakość, jakiej wymagają klienci, oraz elastyczność niezbędną do osiągnięcia sukcesu we współczesnej gospodarce.

Więcej informacji można znaleźć na stronie https://www.autodesk.pl/solutions/vault-and-fusion-lifecycle.

Autor:

Kamil Cejpek, Autodesk