KPI w procesie rekrutacji

Prognozowana dla całej Polski średnia wzrostu zatrudnienia w sektorze BSS w 2018 roku to 10% (źródło: dane ABSL) – prawdopodobnie w przypadku Krakowa będzie jeszcze wyższa. Jednocześnie, nie zwiększa się znacząco dostępna pula kandydatów na krakowskim rynku, a to oznacza, że będzie nasilać się konkurencja różnych firm o tych samych kandydatów.

Od dłuższego czasu, firmy na krakowskim rynku rozwijają swoje działania Employer Branding, inwestują w pakiety benefitów, starają się przyciągać kandydatów na różne sposoby. Naszym zdaniem, jako firmy budującej całe zespoły i organizacje, polem, na którym organizacje mogą wygrywać z konkurencją wyścig o kandydatów, jest inżynieria procesu rekrutacyjnego. Wdrożenie wskaźników efektywności do procesu rekrutacji, jako elementu normującego proces, staje się czymś nieodzownym, a skuteczne wdrożenie wymaga zaangażowania wszystkich zainteresowanych stron.

W przypadku korzystania z usług firmy rekrutacyjnej ustalanie KPI (Key Performance Indicators, czyli finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji) powinno być procesem, w który zaangażowany jest zarówno Klient jak i dostawca usługi. Przykładowo, jeżeli planowany jest projekt zatrudnienia 99 osób władających biegle językiem niemieckim w trzech falach (miesiąc po miesiącu, czyli 33 na miesiąc), ważne jest, żeby otwarcie ustalać cele dla firmy rekrutacyjnej, jakie są ograniczenia budżetowe oraz ile osób Klient jest w stanie dedykować do realizacji po swojej stronie (dział HR / rekrutacji, dostępność managerów zatrudniających kandydatów, etc.).

Tylko na bazie takich rzetelnych danych, dostawca może zaprojektować plan realizacji usługi: stworzyć i dedykować zespół projektowy, który będzie pracował tydzień do tygodnia w oparciu o zaprojektowane KPI. Przykładowe KPI agencji: liczba wywiadów / wysłanych rekomendacji tygodniowo, projektowana liczba spotkań po stronie Klienta, projektowana liczba ofert złożonych przez Klienta na tydzień. Oprócz KPI ilościowych, bardzo ważne są również KPI jakościowe, na przykład: przełożenie tygodniowej aktywności na rezultat w postaci oferty dla kandydata. KPI jakościowe są szczególnie ważne i poddawane analizie w toku realizacji usługi. Przykładowo, jeżeli na pięć rekomendacji, tylko trzy są zapraszane przez klienta, z dużym prawdopodobieństwem występują różnice pomiędzy rozumieniem oczekiwań klienta przez agencję, a jego rzeczywistymi oczekiwaniami. Idąc głębiej: jeżeli na 5 spotkanych przez klienta osób, nie ma żadnej przyjętej oferty, to konieczna jest analiza, co stoi u źródła (poziom wynagrodzenia, opinia o firmie, oferty jakich firm konkurencyjnych są przyjmowane, etc.). Na przykład, modelowe KPI jakościowe dla stanowisk pierwszoliniowych w sektorze BSS, zgodnie z wiedzą i praktyką projektową Grafton Recruitment to 3:1 (liczba Kandydatów po wywiadzie vs Kandydat ofertowany).

Ustalenie KPI powinno być procesem obustronnym, w efekcie którego powstają dwa zestawy tych wskaźników: dla firmy rekrutacyjnej oraz „lustrzane KPI” po stronie Klienta, pozwalające na sprawne przeprocesowanie wszystkich kandydatur. Przykłady KPI ustalonych po stronie klienta:

  • czas na ustalenie terminu spotkania po dostarczeniu rekomendacji przez agencję,
  • czas na udzielenie finalnej informacji zwrotnej kandydatowi,
  • czas potrzebny na złożenie oferty; co ważne – z uwzględnieniem ewentualnej procedury wewnętrznej akceptacji nowego pracownika, jeżeli taka w firmie występuje.

Sprawnie przebiegający proces rekrutacji i selekcji, to nadal jeden z bardzo ważnych czynników ocenianych przez przyszłych pracowników, często brany pod uwagę przy podejmowaniu finalnej decyzji i będący elementem wizerunku pracodawcy. Co więcej, ten właśnie proces jest podstawowym elementem tzw. Candidate Experience, pojęcia bardzo dobrze znanego praktykom Employer Brandingu. Jest to proces, który może wesprzeć lub całkowicie zburzyć obraz pracodawcy budowany, często wysokim nakładem środków, w warstwie budowy marki pracodawcy.

 Zewnętrzni dostawcy usług rekrutacyjnych często mają okazję obserwować różne przykłady organizacji procesu rekrutacji i selekcji po stronie klienta. To, co wydaje się oczywistym wnioskiem, to fakt, że dostępność zasobów po stronie klienta, żeby sprawnie obsłużyć proces, a także zaproszenie do wzięcia współodpowiedzialności za ten proces managerów zatrudniających i głównych osób decyzyjnych w firmie, ma kluczowy wpływ na końcowy, pozytywny rezultat. Jeżeli dział rekrutacji/HR w firmie działa w odosobnieniu, bez poparcia zarządu firmy, próbując odnaleźć miejsca w kalendarzu managera zatrudniającego, dla którego rekrutacja jest z jednym z dodatkowych zadań, a jednocześnie firma ma plan dynamicznego wzrostu, trudno tutaj o skuteczność. W takiej sytuacji konieczne jest ustalenie priorytetów i właścicieli procesu rekrutacji i selekcji – szczególnie na poziomie managerów zatrudniających, ale przede wszystkim managerów najwyższego szczebla, tym bardziej jeżeli jest to spójne ze strategicznymi celami firmy w danym okresie.Przy wysokiej dynamice oraz wielu stronach zaangażowanych w proces rekrutacji i selekcji, wskaźniki efektywności są „drogowskazem i barometrem”. Ułatwiają zdefiniowanie oczekiwanych rezultatów i określają tygodniowe aktywności, które do tych rezultatów pozwalają dojść. To, rzecz jasna, daje możliwość sprawniejszego zarządzania całym procesem realizacji usługi. Dodatkowo jakościowe KPI dają możliwość sprawnego zarządzania końcowym, pożądanym rezultatem. Jednak, w przypadku usługi rekrutacji i selekcji realizowanej przez zewnętrznego dostawcę, proces ich ustalania musi być procesem obustronnym, zaaprobowanym przez klienta i takim, w którym on chce czynnie uczestniczyć.

Jednocześnie, nasza silna rekomendacja to regularna rewizja wskaźników efektywności. Często obserwujemy, że wymagają one redefinicji w toku realizacji projektu, ponieważ zmienił się: skład osób zaangażowanych (na przykład zmniejszyła się ilość i dostępność) po stronie klienta, zapotrzebowanie klienta, etc. Jednak zawsze kluczem jest obustronna komunikacja. Raz ustalone KPI – szczególnie te ilościowe – mogą ulegać zmianie.

Niezależnie od tego, czy proces rekrutacji i selekcji jest realizowany zewnętrznie czy wewnętrznie, KPI mogą ubrać ten proces w ramy, dawać o nim określone wnioski, pomagać prognozować efekt i ewentualne ryzyka (monitorowanie KPI jakościowych), jednak, jak we wszystkim, konieczna jest komunikacja i partnerskie traktowanie się wszystkich zaangażowanych stron.

Autor: Danuta Protasiewicz, Regional Manager, oddziały Katowice i Kraków

Grafton Recruitment pracuje od 10 lat. 13 lat w branży doradztwa personalnego, specjalizuje się w koordynacji dużych projektów: Inżynieria, logistyka, badania rozwój i BSS.