Zarządzanie

This is Sparta!

7 listopada 2017

Podczas wdrażania programu Six Sigma pojawią się błędy, niepowodzenia i straty. Rzeczywistość w nieunikniony sposób ponownie nas zaskoczy. Jednak przyczyn ewentualnej porażki nie należy szukać w powyższych przeszkodach, ale w błędnym do nich nastawieniu. Źródło upadku Six Sigma leży bowiem często w skłonności do zbyt łatwej rezygnacji.

[emaillocker id=”1065″]

 Kiedy wiele lat temu brałem udział w kilkumiesięcznym kursie ratownictwa przedmedycznego, prowadzący uczyli nas różnych procedur postępowania w przypadku nieszczęśliwego zdarzenia. Jedne dotyczyły złamań, kolejne porażeń czy odmrożeń, inne krwotoków, utraty przytomności czy wzywania pomocy. Dla każdej sytuacji wytyczono optymalną ścieżkę postępowania – na tym polega skuteczne ratownictwo. Istnieje natomiast, wpajana nam przez ratowników, „procedura nadrzędna” która, stosowana jako pierwsza, obowiązuje niezależnie od zastanej sytuacji:STÓJ! – POMYŚL – DZIAŁAJ!” Zanim ratując kogoś, zaczniesz biegać po autostradzie wzywając pomocy czy wskoczysz do rwącej rzeki po tonącego – stój. Nie pędź, bo wygenerujesz więcej nowego zagrożenia, niż dostarczysz pomocy. Następnie pomyśl (najlepiej dwa razy), weź głęboki oddech i dopiero potem działaj. Mimo upływu lat, nauka ratowników nie straciła, w mojej opinii, na aktualności. Co więcej, „procedurę nadrzędną” mogę zalecić wdrażającym program Six Sigma: Zanim zaczniesz szkolić Black Beltów, uruchamiać projekty, mapować procesy… Stój! Zatrzymaj się, pomyśl, zaplanuj, podejmij kilka ważnych decyzji, a następnie rozpocznij działanie. O etapach „STÓJ” i „POMYŚL” napisałem dużo w poprzednich numerach „Production Managera”. Tym razem  będzie o tym, co dzieje się, gdy w końcu zakasasz rękawy i powiesz: DZIAŁAJ!

Działasz? Pamiętaj – będą straty

Jest to najważniejsza rzecz, której powinieneś być świadom. Spodziewaj się strat w ludziach (część z nich odejdzie, część się nie sprawdzi, u innych zmiany wyzwolą wielki opór), w procesach (niektóre ingerencje mogą dać efekt odwrotny od zamierzonego) oraz w projektach (nie wszystkie uda się zrealizować, okażą się dobrze wybrane czy przyniosą zamierzony efekt). Powyższych, bardzo prawdopodobnych, zdarzeń trzeba być świadomym. Nawet najlepsze szkolenie Six Sigma, najdoskonalsze planowanie, najbardziej dopracowana i porywająca wizja, zaangażowany lider oraz drobiazgowe przygotowanie nie spowodują, że unikniesz strat. W planowaniu nie można bowiem zredukować ryzyka do zera, zawsze istnieje obszar niepewności – jak mówi klasyczne sixsigmowe powiedzenie: „Nie wiemy, czego nie wiemy”. Dlatego pamiętaj – będą niespodzianki[1]!  Przyjmuj je z otwartymi rękoma. I, co najważniejsze…

Nie poddawaj się

W trakcie realizacji programu Six Sigma, kiedy zaczynają pojawiać się niespodzianki, mamy do dyspozycji dwa scenariusze:

Scenariusz nr 1 – Zaczynamy narzekać, że coś nie działa, coś się nie udało, coś jest źle. Szukamy też winnych. Bardzo szybko odkrywamy kto był niekompetentny, niezaangażowany, nieodpowiedzialny, a kto wręcz głupi. Czasem szukamy „głębszych przyczyn”, najczęściej w stylu: „Może i to Six Sigma jest fajne, ale nasza branża jest tak specyficzna, a my w niej tak wyjątkowi, że u nas to po prostu nie działa”. Ostatecznie ucieka energia, spada motywacja, zwalniają projekty, uwaga przenosi się na inne aktywności, a zasoby alokowane są do innych działań. Czar prysł. Wniosek: odpuść sobie…

Scenariusz nr 2 – Każde zdarzenie traktujemy jako ZWYCIĘSTWO lub LEKCJĘ. Pierwsze celebrujemy, z drugiego wyciągamy wnioski, odrabiamy zadanie domowe i działamy dalej. Nie zatrzymujemy się, nawet gdy wszystko wokół pali się i wali. Przyjmujemy zalecenia najbardziej wpływowego (według plebiscytu BBC) Brytyjczyka wszechczasów, Winstona Churchilla: “If you’re going through hell, keep going[2].”

Niestety, z mojego doświadczenia wynika, że zdecydowanie częściej wybierany jest scenariusz pierwszy. Stanowi niemal opcję domyślną, wielokrotnie przećwiczoną przy okazji implementacji innych programów (Lean, Kaizen, Podejście Procesowe). Jeśli ponadto w trakcie naszych działań wdrożeniowych następują zmiany personalne, istotne modyfikacje strategii, pojawiają się przejściowe kryzysy lub wyjątkowa hossa – szansa na konsekwentną realizację drugiego scenariusza dodatkowo maleje. Finalny efekt można opisać słowami: Miało być tak pięknie, a wyszło jak zwykle. Za kilka lat/miesięcy zdrowy rozsądek znów daje o sobie znać (bo Six Sigma naprawdę ma sens), więc wpadamy na pomysł…

Rewitalizacja!

W rozmowach z klientami zainteresowanymi wdrożeniem programu Six Sigma zazwyczaj zadaję pytanie: Czy jest to dla Was pierwsze doświadczenie z tym programem, czy też coś w tym zakresie zostało już zrobione? Zaskakująco często słyszę, że podjęto wiele działań – czasem nawet dwa albo i trzy razy – ale temat po raz kolejny upadł. Były szkolenia, projekty, odpowiednia infrastruktura, był odpowiedzialny za przedsięwzięcie człowiek, ale pojawiły się „problemy”, „zmiany”, „szczególne sytuacje”, „wyjątkowe okoliczności” – różne niespodzianki, no i program znowu leży. Zapadła jednak decyzja, że podchodzimy do niego ponownie w inny, lepszy, skuteczniejszy i bezbłędny sposób. Tak zaczyna się „rewitalizacja” (zjawisko nie jest bynajmniej unikatowe dla programu Six Sigma, pojawia się równie często we wdrażaniu np.: praktyk 5S czy Systemu Sugestii). Przysłowie o wchodzeniu dwa razy do tej samej rzeki zna każdy… Oczywiście można i tak, tylko po co? Przychodzi mi w tym miejscu na myśl następujące pytanie – czy jesteście świadomi, że wdrażając wersję 2.0 lub nawet 3.0 programu Six Sigma, też pojawiają się błędy, niepowodzenia i  też będą straty? Że rzeczywistość ponownie nas w pewnym stopniu zaskoczy? I że przyczyną wcześniejszego upadku/zatrzymania programu wcale nie były problemy, które się pojawiły tylko nasze do nich nastawienie? To że w pewnym momencie zwyczajnie odpuściliśmy? Poddaliśmy się? Mam propozycję. Przypomnij sobie dwie duże zmiany, które przeprowadzałeś. Pierwszą, zakończoną sukcesem i drugą, która zaowocowała, powiedzmy, cennym doświadczeniem. A teraz pomyśl i przypomnij sobie, a najlepiej zapisz:

  • Czy i jakie trudności pojawiły się w trakcie wprowadzania zmian?
  • Czy i jakie przejściowe kryzysy napotkałeś?
  • Czy i jak sobie z nimi poradziłeś?
  • Jak pojawiające się kryzysy wpływały na tempo zmian?
  • Jak Twoje nastawienie do pojawiających się przeszkód wpłynęło na końcowy rezultat?
  • Jak w skali od 1 do 10 ocenisz swoja konsekwencję w dążeniu do realizacji założonego celu?

Każda duża zmiana napotka opór. Każdorazowo rzeczywistość bez skrupułów zweryfikuje nasze plany. Ale wybór scenariusza należy do nas – czy wycofamy się po pierwszych kontuzjach (a potem uruchomimy „rewitalizację”?), czy też będziemy konsekwentnie zmierzać do celu, traktując niepowodzenia jako prezent od losu, naukę o tym, co po prostu nie działa. I to naprawdę nie chodzi o to co się za zakrętem pojawi, ale o to, co my z tym zrobimy.

Bieg z przeszkodami

Ostatnio dużą popularność zyskują, wzorowane na amerykańskim Spartan Race, organizowane również w Polsce biegi. Idea jest podobna – jest dystans do przebycia (zależnie od poziomu trudności od kilku do kilkudziesięciu kilometrów), a na tym dystansie dziesiątki przeszkód do pokonania. Każdą przeszkodę można ominąć, wykonując określoną liczbę karnych ćwiczeń (np. 30 razy padnij -powstań). Jest jednak zaskakująco niewielu chętnych, aby to zrobić (mała satysfakcja, a może trochę wstyd?). Najciekawiej jest jednak na mecie – ci, którzy tam docierają, w niewielkim stopniu przypominają swój pierwowzór z linii startu – zmęczeni, ubłoceni, podrapani, mokrzy… Jednak to, co rzuca się w oczy najbardziej, to po prostu emanująca z tych ludzi dzika radość. Inaczej opisać tego nie potrafię. Ogromna satysfakcja, spełnienie, nasycone poczucie własnej wartości. Polecam samemu zobaczyć, a najlepiej wpisać się na listę startową i pobiec. A co to ma wspólnego z Six Sigma? Ano tyle, że wdrażanie Six Sigma to jak w przypadku każdej dużej zmiany bieg z przeszkodami. Jeśli decydujesz się wystartować i zdziwieniem napawa Cię pierwszy „rów z wodą”, to prawdopodobnie nie zapoznałeś się z regulaminem. Nikt nie mówił, że będzie łatwo. W najlepszym wypadku jedynie „podrzesz spodnie” i wyrzucisz „buty” na mecie. Możesz się oczywiście zatrzymać, narzekać na nie najlepszą sytuację, pogodę czy kaca. Ostatecznie zawsze jest czas na to, aby się rozmyślić i wycofać („W przyszłym roku spróbuję znowu”). Ale możesz również konsekwentnie poruszać się do przodu. Raz szybciej, raz wolniej ale zawsze do przodu (realizując scenariusz numer dwa). Najpewniej maruderzy będą się z Ciebie śmiać, podważać sens i wartość zmiany, którą próbujesz wprowadzić (to dla nich zawsze pocieszenie, jeśli komuś innemu też się nie uda). Jednak wybierając drugą opcję, wiedz że nie będziesz sam. Ludzie zobaczą, co robisz i zaczną Ci   kibicować. Prawdopodobnie odkryjesz też, że dowolny problem ulega natychmiastowemu pomniejszeniu, jeśli tylko odważnie zakasasz rękawy i zdecydujesz się nim zająć. Na koniec jeszcze jedna, pomocna w takich sytuacjach, rada Winstona Churchilla: „Nigdy, nigdy, nigdy, nigdy się nie poddawaj.”

[1] Co ciekawe, większość ludzi twierdzi, że lubi niespodzianki. (Niespodzianka – wg słownika jęz. polskiego: „Coś, czego się ktoś nie spodziewa”). W rzeczywistości jednak lubią tylko te nieliczne, miłe, będące po ich myśli. Jeśli jednak naruszają czyjś komfort. Cóż… Wtedy ludzie nazywają je PROBLEMAMI. Czy to nie dziwne?

* „Jeśli przechodzisz przez piekło, nie zatrzymuj się!”

[/emaillocker]