Zarządzanie

Six Sigma – po ciemnej stronie mocy

22 sierpnia 2017

O narzędziach Six Sigma napisano wiele, głównie w superlatywach. Program, od czasu powstania w połowie lat 80., pokonał drogę od innowacji (kilka wdrożeń – efekt zaskoczenia) do standardu (jak nie masz Six Sigma, daleko nie zajdziesz). Poniżej przedstawiam pierwszy z cyklu artykułów, w których przedstawię najczęstsze i najbardziej dotkliwe patologie i zaniedbania związane z programem Six Sigma.

[emaillocker id=”1065″]

Dzisiaj możemy już śmiało powiedzieć, że w wielu firmach Six Sigma jest standardem. Mimo trzydziestu lat sama idea nie wyczerpała się a w dojrzałych organizacjach funkcjonuje jako absolutny must have. Trudno wskazać nowoczesną firmę o zasięgu globalnym, która przynajmniej w części swojej działalności nie używa logiki Six Sigma.

Metoda zbyt popularna

W niektórych organizacjach metoda funkcjonuje od lat i nadal rozwija się. W innych natomiast pojawia się cyklicznie, jest wdrażana z impetem, następnie porzucana, po to, aby za jakiś czas znowu do niej powrócić. Trudno się z nią rozstać, ponieważ będąc skutecznym narzędziem, jest ponadto bardzo logiczna i, co równie ważne, pragmatyczna. Spotkałem się kiedyś z dość radykalną, ale niepozbawioną sensu opinią, że przy zadaniach, które rozwiązują Six Sigma i cykl DMAIC (ang. Define, Measure, Analyze, Improve and Control – przyp. red.), niełatwo w ogóle wyobrazić sobie istnienie jakiejś alternatywy. W przeprowadzonej przez największy na świecie poświęcony metodzie portal www.iSixSigma.com ankiecie, na pytanie: czy uważasz Six Sigmę za narzędzie prawdziwe czy ściemę? – na 44 927 głosujących (liderów i uczestników projektów, Black Belts, Green Belts, trenerów Six Sigma), blisko 40 proc. uznało ją za ściemę.

Wyk. 1. Czy uważasz Six Sigmę za narzędzie prawdziwe czy ściemę? – Źródło www.iSixSigma.com

Uważając Six Sigmę za fantastyczne narzędzie i mając kilkunastoletnie doświadczenie wdrożeniowe w najróżniejszych firmach, byłem zaskoczony wynikami ankiety, ponieważ myślałem, że będzie gorzej. Skąd ten pesymizm? Six Sigma stała się niezwykle popularna, a wzrostowi popularności zazwyczaj towarzyszy raptowny spadek jakości. Jeśli ktoś interesuje się kynologią to wie, jak ucierpiały rasy psów, które w pewnym momencie stały się popularne. Szkoda byłoby, żeby wskutek tego mechanizmu zamiast pysznego ciasta marchewkowego „upiec” zakalec, a potem na dodatek wywierać presję na innych, by częstowali się i mówili, że „jest super”. Moje artykuły oszczędzą Państwu potencjalnego bólu brzucha. W każdym tegorocznym numerze Production Managera przedstawię jedną patologię związaną z Six Sigma. Każde z opisanych zjawisk, nawet jeśli występuje samodzielnie, jest w stanie skutecznie położyć na łopatki wdrożenie całego programu i w konsekwencji sprawić, że wypełniając kiedyś podobną ankietę bez wahania zaznaczą Państwo negatywną odpowiedź. Jednak aby tak się nie stało, proszę zapamiętać: program Six Sigma w każdej organizacji musi mieć swojego skutecznego właściciela.

Recepta na niestandardowe problemy

Six Sigma jest bardzo konkretnym narzędziem przeznaczonym dla kadry menadżerskiej, wspierającym realizację powierzonej jej strategii i celów biznesowych. W uproszczeniu, metoda działa poprzez rozwiązywanie kluczowych problemów o nieznanej przyczynie, czyli takich, w których nasze standardowe analizy i procedury szukania rozwiązań zawodzą. Są to np. problemy związane z niestabilnością procesów, satysfakcją klientów, długimi lub wahającymi się czasami trwania poszczególnych czynności, błędami, powtórzeniami, kosztami, odrzutami, itd. Metodyka DMAIC, której używa się w Six Sigma, jest niezwykle skutecznym sposobem radzenia sobie w tego typu sytuacjach. Skuteczność ta została przez minione 30 lat udowodniona ponad wszelką wątpliwość, a korzyści z prawidłowego korzystania z tego programu, często bardzo pozytywnie zaskakują.

[table id=11 /]

 Patologia – brak skutecznego właściciela programu

Do tej pory Six Sigma wydaje się bardzo atrakcyjna, prawda? Dlatego coraz więcej firm podejmuje wyzwanie i próbuje wdrożyć program. Niestety, wiele organizacji zazwyczaj zaczyna implementację od szkolenia liderów (Black Belts, Green Belts), czyli od końca. Osoby wdrażające metodę zabierają się za wybór kandydatów, dostawcy szkoleń, czasem projektów, bez odpowiedzi pozostawiając najważniejsze pytanie: kto nad tym wszystkim zapanuje? Ten potencjalny przyszły ekspert jest w przyszłości nominalnym właścicielem Six Sigmy, który weźmie na siebie odpowiedzialność za pokierowanie całym programem w taki sposób, aby wspierał cele biznesowe, a nie był wyłącznie tzw. ”usprawnianiem dla usprawniania”. W nomenklaturze Six Sigmy rolę tę pełni Six Sigma Champion (dla ścisłości należy dodać, że właścicielem programu docelowo jest cała kadra zarządzająca). Problem w tym, że w bardzo wielu przypadkach rola właściciela nie jest przemyślana i uzgodniona, osoba taka nie została wybrana lub wyboru dokonano niewłaściwie. Najczęściej próbuje się delegować zadanie w dół struktur organizacyjnych lub też wyznaczać osoby, które nie mają wystarczającej determinacji do przeprowadzenia zmiany, jaką jest wdrożenie kultury Six Sigma. Jeśli właściciel nie wierzy w sens i skuteczność tego, co robimy, jak mają uwierzyć pozostali?

Potrzebny jest pilot

Czy z wdrożeniami nie bywa tak: ktoś coś wymyślił, inny zaproponował, zarząd zaakceptował, HR zorganizował i ruszamy z projektem! Ale dokąd? Jak? Z kim? Po co? Odpowiedzi na tak zadane pytania często próbuje się ustalać dopiero w locie, kiedy „odrzutowiec Six Sigma” już wystartował, a przerażona załoga zadaje sobie pytanie: czy leci z nami pilot? Potrzebny jest wykwalifikowany właściciel, zdeterminowany na tyle, że nie wyskoczy ze spadochronem podczas pierwszych turbulencji, a te, w przypadku wdrażania zmiany pokroju Six Sigmy, są właściwie pewne. Zbyt często zdarza się, że uczestnicy naszych szkoleń (Green Belt/Black Belt) podczas realizacji projektów pytają z kim mogą rozmawiać o danym projekcie. Do kogo udać się po niezbędne wsparcie? Kogo przekonać, że to co robią jest ważne? I najgorsze – czy problem, który napotkałem w firmie nadaje się do rozwiązywania metodą DMAIC? Taka sytuacja świadczy o tym, że mamy zaangażowaną załogę, ale brakuje pilota. Niestety – jest to gwarancja katastrofy. W dojrzałej organizacji wykorzystującej Six Sigmę powyższe pytania w ogóle nie powinny się pojawiać. Liderzy projektów DMAIC są „ludźmi do wynajęcia”, powinni otrzymywać zadania o najwyższym priorytecie z punktu widzenia biznesu, zabezpieczone odpowiednim wsparciem, ale też wysokim poziomem oczekiwań. Dlaczego? Bo tego oczekuje właściciel. Niestety, często wybrany do szkolenia lider sam musi znaleźć problem i cieszyć się z jego ewentualnego rozwiązania. Świadomość właścicielstwa programu i powołanie Championa to pierwsza rzecz, jaką należy zrobić, podejmując się wdrożenia. Właścicielem powinna stać się osoba z wysokiej kadry menadżerskiej – najczęściej członek zarządu, ew. kluczowy dyrektor. Aby był skuteczny w zapewnieniu zgodności projektów ze strategią biznesową firmy oraz w tworzeniu warunków, w których projekty Six Sigma mogą być realizowane bez przeszkód, musi posiadać zarówno odpowiednią wiedzę, jak i władzę. Jest to też osoba, która odpowiada za „instalację” tego narzędzia w firmie i podłączenie go do innych, funkcjonujących już, systemów.

[table id=12 /]

Kiedy rodzi się ciemna strona mocy

Przed pierwszą instalacją Six Sigmy w firmie wskazane jest, aby przyszły właściciel programu znał odpowiedzi na co najmniej trzy podstawowe pytania, których często się po prostu nie zadaje:

Co to jest Six Sigma? Odpowiedź nie jest prosta i jednoznaczna, ponieważ po 30 latach istnienia Six Sigmy, powstało na jej temat wiele mitów i różnorodnych opinii.

Do czego może służyć to narzędzie? To nie program do wszystkiego, nie zastąpi Lean, Kaizen czy arkuszy A3/8D.

Jak działa program? Właściciel nie musi być ekspertem w tej dziedzinie, tak jak załoga Black i Green Beltów, ale powinien rozumieć co to jest DMAIC i na czym polega specyfika tej metodyki. Kiedy powyższe pytania nie stanowią już tajemnicy, czas na najważniejsze zagadnienia i decyzje czyli:

  • Co zamierzamy zrobić z Six Sigmą?
  • Do czego i jak to narzędzie wykorzystamy?
  • Jaki jest plan na następne 6, 12 i 36 miesięcy?
  • Jak sprzęgniemy program Six Sigma z celami biznesowymi?
  • Jak wpiszemy Six Sigmę w dotychczasowe inicjatywy wspierające nasze działanie, takie jak Lean, Kaizen, ISO?

To nie są łatwe pytania, a odpowiedzi na nie próżno szukać w książkach, w których rzeczywiście można znaleźć potrzebną wiedzę, doświadczenia innych, studia przypadków, etc. Publikacje nie zawierają jednak uniwersalnej recepty. Program trzeba po prostu solidnie przeanalizować i przemyśleć, a gdy nie ma menadżera, który to zrobi, pojawia się ciemna strona mocy Six Sigma.

Kiedy delegowanie zadań nie działa

Właścicielstwo programu jest absolutnie kluczowe, dlatego nie można go delegować. Panuje błędne przekonanie, że program Six Sigma to narzędzie dla działu jakości. Delegując właścicielstwo w dół struktur organizacyjnych lub nie ustalając go wcale, gwarantujemy naszej organizacji szereg Six Sigmowych patologii. Typowym przykładem takiej sytuacji jest zjawisko, w którym program Six Sigma zamiast wspierać cele biznesowe, żyje własnym życiem i tylko orbituje wokół biznesu. Podsumowując,  gorąco namawiam, żeby, rozważając uruchomienie programu Six Sigma we własnej organizacji albo przyglądając się już funkcjonującemu, zadać sobie szereg pytań: czy potrafię określić kto jest lub będzie właścicielem? Czy istnieje Six Sigma Champion? Czy rola, jaką powinien spełniać jest dla wszystkich zrozumiała? Czy na pokładzie znajduje się osoba, która pokieruje programem od strony biznesowej? W przypadku trudności z udzieleniem odpowiedzi, zachęcam, aby gruntownie przemyśleć implementację. Poświęcony temu czas zwróci się z nawiązką. Skuteczny właściciel to ten, który ma nie tylko pełne przekonanie co do potrzeby instalacji narzędzia jakim jest Six Sigma, ale dysponuje mocą sprawczą – czyli kombinacją czynników pozwalających skutecznie zmieniać rzeczywistość. Zmieniać słowa w czyny można tylko wtedy, gdy posiada się takie cechy. Jeśli więc wsiadacie do odrzutowca z napisem „Six Sigma”, to niech moc będzie z Wami.

[/emaillocker]